Ben je startende ondernemer en dolenthousiast om aan de slag te gaan met jouw business? Ga niet de mist in met jouw administratie en zorg meteen vanaf de start voor een goed systeem. In deze blog geef ik jou, als startende ondernemer, tips hoe je voor een vlekkeloze administratie kunt zorgen.

Waarom is een goede administratie belangrijk?

Vaak onderschatten startende ondernemers het belang van een goede administratie. Ze zitten bomvol met creatieve ideeën op het vlak van product design, marketing en branding, maar de administratie komt vaak op de laatste plek van hun prioriteitenlijst. Begrijpelijk, want velen vinden administratie maar saai en droog. Toch is het van groot belang, om hier meteen aandacht aan te besteden en dit goed op orde te hebben. Door het jaar heen heb je te maken met de belastingdienst. Niet alleen voor jouw BTW-aangifte, maar ook voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Als jouw administratie een rommel is en niet klopt, kun je boetes riskeren. Zorg daarom meteen voor een vlekkeloze administratie! Hieronder leer je, hoe je dit voor elkaar krijgt.

Start before you’re ready

Velen denken, dat de administratie pas begint, wanneer je officieel als ondernemer ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en de belastingdienst. Niets is minder waar! Zodra je aan de slag gaat met je onderneming, ook al sta je nog niet officieel ingeschreven bij de KvK, is het essentieel om alle facturen te bewaren.. Alle kosten voor jouw bedrijf, die 5 jaar voor jouw officiële inschrijving bij de KvK en belastingdienst hebt gemaakt, kun je in jouw eerste Btw-aangifte verwerken. Het zou zonde zijn, als je deze kans laat liggen. Deze kosten noem je aanloopkosten. Belangrijk is natuurlijk wel dat deze kosten zakelijk van aard zijn. Voorbeelden zijn je het bouwen van je website, het aanvragen van visitekaartjes, webhosting en business coaching.

Begin meteen met een boekhoudsysteem

Regelmatig zie ik bij startende ondernemers, dat ze de investering in een boekhoudsysteem te duur vinden. Ze hebben nog niet veel klanten en kiezen daarom liever voor een boekhouding in Excel of op papier. Maak niet deze fout! Niet alleen kost dit je meer tijd, maar de kans op fouten in de administratie is ook veel groter, als je het allemaal zelf wilt berekenen en doen. Daarom adviseer ik je, om meteen in een goed boekhoudpakket te investeren. Er zijn talloze opties beschikbaar voor ondernemers. Zelf ben ik een enorme fan van Moneybird. Dit betaalbare boekhoudpakket biedt je talloze opties voor het bijhouden van jouw administratie. Daarnaast kun je via dit systeem ook makkelijk offertes aanmaken en versturen, een koppeling maken met jouw bank en diverse andere apps aan dit systeem koppelen. Boekhouding en administratie zijn nog nooit zo makkelijk geweest! Wil jij proberen of Moneybird ook voor jou werkt? Met deze moneybird kortingcode kun je pakket gratis proberen.

Houd je uren bij

Naast het opzetten van een goed boekhoudsysteem adviseer ik alle startende ondernemers om meteen een administratie voor de uren bij te houden. Hiervoor zijn er twee belangrijke redenen:

Belastingvoordelen

Als je voldoet aan het urencriterium kun je gebruik maken van extra belastingvoordelen. De belastingdienst heeft vastgesteld dat je per jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf moet besteden. Als je 1.225 uur of meer aan je bedrijf werkt dan kun je gebruik maken van diverse aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek. Als de belastingdienst bij je op bezoekt komt voor een controle is het wel heel belangrijk dat je bewijs hebt van de gemaakte uren. Bijhouden dus!

Je uren bijhouden geeft je enorm veel inzicht

Eigenlijk nog veel belangrijker dan de eerste reden is dat het bijhouden van je uren jou voorziet van mega veel informatie. Want besteed je stiekem twee keer zoveel tijd aan een klant of het maken van een product en is die pakketprijs eigenlijk helemaal niet zo winstgevend? Of kost de administratie of je social media je stiekem 10 uur per week terwijl je jouw tijd (financieel) veel slimmer kan verdelen? Dan is het misschien tijd om uit te besteden. Wat ik allemaal bijhoud?

• Interne / externe uren. Uren die je aan een klant kan toerekenen versus overige uren die je niet direct factureert.
• Categorie. Bij externe uren zet je hier de klant of project neer. Bij interne uren zet je hier een categorie zoals marketing, administratie, netwerken etc neer.
• Rating. Hier leg je vast hoeveel plezier je het in een taak van op een schaal van 1 tot 10.

Eens per maand kun je dan evalueren of je je klantfocus wil verleggen of bijvoorbeeld bepaalde taken wil uitbesteden.

Open een zakelijke rekening

Zodra je bent ingeschreven bij de KvK en je een BTW-nummer hebt, raad ik je aan, om een zakelijke rekening te openen voor jouw bedrijf. Waarom? Omdat jouw BTW-aangifte en andere aangiftes een grote bende worden, als jouw privé-kosten en zakelijke transacties op één rekening plaatsvinden. Geloof mij. Het gaat je onnodig veel tijd kosten, om al de transacties een plek te geven in jouw administratie, wanneer je geen zakelijke rekening hebt. Open daarom meteen een zakelijke bankrekening, om het zo makkelijk mogelijk voor jezelf te maken. Zelf heb ik er voor gekozen om een zakelijke rekening bij KNAB te openen omdat het:

1. Een van de goedkoopste zakelijke rekeningen van Nederland is
2. Je de bankrekening automatisch kan koppelen met Moneybird (en ook met een hoop andere boekhoudsystemen) zodat je een hoop tijd gaat besparen bij het verwerken van banktransacties.
3. Je meerdere subrekeningen kan openen voor bijvoorbeeld ‘sparen voor de belastingdienst’, ‘salaris’, ‘buffer’ etc. Hierdoor kun jij nóg beter het overzicht houden.

Neem de tijd voor jouw administratie

Vele ondernemers sparen een maand lang bonnetjes op, om deze vervolgens in te voeren in hun boekhoudingssysteem. Als je startende ondernemer bent, werkt dit misschien nog goed, omdat je niet zoveel kosten maakt en een goed overzicht hebt over de gemaakte kosten. Wanneer je echter op een gegeven moment groeit met jouw bedrijf, gaat dit een groot chaos worden! Na 31 dagen met dagelijkse transacties, zie je door de bomen het bos niet meer. Probeer daarom meteen een wekelijks moment voor jouw administratie in te plannen. Hierdoor raak je het overzicht niet kwijt.

Schakel op tijd financiële hulp in

Als je geen kaas hebt gegeten van administratie en boekhouding, kan het wijs zijn, om hulp in te schakelen. Zeker in het begin, kan een financieel expert of boekhouder al jouw vragen beantwoorden en je helpen om grip te krijgen op jouw administratie. Als je je boekhoudsysteem goed en handig inricht kan dit jou enorm veel tijd, frustratie en fouten gaan besparen. Verder kan het heel handig zijn om een boekhouder, accountant of financieel expert in te schakelen voor de jaaraangifte inkomstenbelasting. Zij kennen namelijk alle trucs en kneepjes van het vak en kunnen je helpen om honderden en soms zelfs duizenden euro’s te besparen.

Onzeker op het gebied van administratie? Marissa Bonants helpt!

Ben je onzeker op het vlak van administratie en zoek je iemand, die met jou mee wil denken? Ik kan je helpen. Met Marissa Bonants ondersteun ik bedrijven om financieel sterk te ondernemen.