Als ondernemer wil je niet alleen een gezonde omzet, maar vooral financiële rust en grip op je cijfers. Bedrijfsfinanciën optimaliseren betekent dat je tijdig, juist en volledig inzicht hebt in je financiële situatie. Dit vormt de basis om krachtige keuzes te maken en je bedrijf winstgevender te maken zonder dat je er onnodig veel tijd aan kwijt bent.

Hoe zorg je voor een soepel financieel proces zonder dat het je hoofdpijn bezorgt? Ik neem je mee in de praktische stappen om je financiën slim te organiseren en te benutten voor financieel inzicht.

Wil je direct weten waar jij meer financiële rust en controle krijgt binnen jouw bedrijf? Plan dan meteen een kennismakingsgesprek en ik kijk met jou hoe jij jouw business winstgevender kan maken. 

Waarom optimaliseren? tijdig, juist en volledig inzicht als randvoorwaarde

Je bedrijfsfinanciën op orde hebben betekent niet alleen dat je boekhouding klopt, maar vooral dat je snel en accuraat inzicht hebt. Dit betekent:

• Tijdig: Je wilt niet pas twee maanden na dato weten hoe je hebt gedraaid. Snelle inzichten helpen je bijsturen op het juiste moment.
• Juist: De kosten en opbrengsten moeten correct worden geboekt. Verkeerde categorisering kan een scheef beeld geven en leiden tot verkeerde beslissingen.
• Volledig: Als er uitgaven nog niet geboekt zijn, denk je misschien dat je meer geld hebt dan werkelijk het geval is. Dat kan voor nare verrassingen zorgen.

Dit inzicht is een absolute basisvoorwaarde voor een financieel gezond bedrijf. Het stelt je in staat om niet alleen terug te kijken, maar ook vooruit te plannen.

Stap 1: kies een efficiënt boekhoudsysteem

Je wilt zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Een goed boekhoudsysteem kan hierin het verschil maken.

Automatisering is de sleutel

Kies een systeem waar je facturen automatisch naartoe kunt doorsturen en dat gekoppeld kan worden aan je webshop, betaalprovider en banksysteem. Hoe minder handmatige invoer, hoe kleiner de kans op fouten en hoe sneller je overzicht hebt.

Breng je interne systemen in kaart

Maak een overzicht van alle systemen die je gebruikt: je webshop, kassasysteem, CRM, bank en eventueel je projectmanagementtool. Controleer of deze (grotendeels) kunnen communiceren met je boekhoudsysteem. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt voor een gestroomlijnd proces.

Voorbeeld: Gebruik je een webshop via Shopify of WooCommerce? Zorg dan voor een boekhoudsysteem dat je kunt koppelen aan je webshop zodat transacties automatisch worden geboekt. Dit bespaart je wekelijks uren.

Stap 2: vraagposten elimineren en processen verbeteren

Een van de grootste tijdvreters in een financiële administratie zijn vraagposten; oftewel transacties die niet direct te matchen zijn in je boekhouding. Misschien herken je het wel dat je aan het einde van de maand of aan het einde van een kwartaal een lijst krijgt van de boekhouder met punten die nog moeten worden uitgezocht. Denk aan:

• Kosten die onduidelijk zijn omdat er geen bon of factuur is.
• Betalingen die niet direct te koppelen zijn aan een specifieke factuur.
• Inkoopkosten die verkeerd geboekt zijn en opnieuw uitgezocht moeten worden.

Maak iemand verantwoordelijk

Wie in je bedrijf is verantwoordelijk voor het oplossen van vraagposten? Vaak moet er namelijk nog iets worden doorgestuurd naar de boekhouding. Een heldere taakverdeling voorkomt dat vraagposten zich opstapelen en pas aan het einde van het kwartaal moeten worden uitgezocht.

Stroomlijn het proces

Kijk of je een proces kunt instellen waarmee bonnetjes direct worden ingescand en gekoppeld aan een transactie. Na elke vraagpost stel je de vraag: hoe kunnen we ervoor zorgen dat dit type vraag volgende maand geen vraagpost meer is? Veel boekhoudsystemen, zoals Exact Online of Moneybird, hebben bijvoorbeeld een app waarmee je meteen een factuur of bonnetje kunt doorsturen.

Stap 3: financieel inzicht creëren met een dashboard

Bedrijfsfinanciën optimaliseren gaat verder dan administratie alleen. Het doel is om op basis van je cijfers strategische keuzes te maken. Hiervoor is een financieel dashboard een must.

Een goed financieel dashboard geeft je snel inzicht in:

• Meest winstgevende en minst winstgevende producten – welke producten leveren de meeste marge op en welke kosten meer dan ze opleveren?
• Winstgevendheid per marketingkanaal – welk kanaal levert de beste ROI (Return on Investment) en waar kun je beter minder in investeren?
• Meest winstgevende klantengroepen – welke klanten leveren de hoogste omzet én marge op?
• Verdeling van omzet en kosten – waar gaat je geld naartoe en zijn er kosten die je efficiënter kunt inzetten?
• Cashflowruimte voor investeringen – hoeveel geld is er beschikbaar voor groei zonder dat je in de knel komt?

Gebruik meer dan alleen je boekhoudgegevens

Voor echt financieel inzicht heb je vaak méér nodig dan alleen je boekhouding. Denk aan verkoopdata uit je website, je klantensysteem (CRM) en je advertentiedata. Je wilt deze data ook integreren in jouw (financiële) dashboard.

Voorbeeld: Stel dat je ziet dat de werkelijke winst uit META veel lager ligt dan uit Google. Als je kijkt naar de omzet, de directe kosten op een verkoop en de marketingkosten, dan weet je dat je bijvoorbeeld meer kunt inzetten op Google.

Wat ook een optie is, die wij vaak toepassen, is dat een deel van het (financieel) dashboard beschikbaar is voor iedereen in het bedrijf, een deel voor bijvoorbeeld alleen de marketing- en salespersoon, en jij als CEO degene bent die alles kan zien.

Stap 4: continu bijsturen en optimaliseren

Financiële optimalisatie is een continu proces. Je wilt niet alleen één keer een efficiënt systeem neerzetten, maar blijven finetunen.

Plan vaste financiële check-ins

Wacht niet tot je kwartaalafsluiting om in je cijfers te duiken. Maak er een gewoonte van om minstens één keer per maand:

• Je winst- en verliesrekening te bekijken.
• Je cashflow te controleren: hoeveel geld is er écht beschikbaar? Kun je alle toekomstige geplande investeringen uitvoeren?
• Te analyseren welke producten, klanten of marketingkanalen de meeste winst opleveren.

Wees niet bang om keuzes te maken

Heb je producten of diensten die structureel weinig winst opleveren? Dan kan het slimmer zijn om ze te schrappen en je focus te verleggen naar wat wél werkt.

Optimaliseren van je bedrijfsfinanciën 

Het optimaliseren van je bedrijfsfinanciën draait om tijdsbesparing, automatisering en strategisch inzicht. Door te zorgen dat je cijfers tijdig, juist en volledig inzichtelijk zijn, creëer je een solide basis voor winstgevende keuzes.

• Stap 1: Kies een boekhoudsysteem dat zoveel mogelijk geautomatiseerd is en koppel al je interne systemen.
• Stap 2: Maak iemand verantwoordelijk voor vraagposten en verbeter het proces om financiële fouten te voorkomen.
• Stap 3: Gebruik een financieel dashboard om direct inzicht te krijgen in winstgevende producten, marketingkanalen en cashflow.
• Stap 4: Plan maandelijks financiële check-ins en stuur continu bij op basis van je cijfers.

Door deze stappen te volgen, bespaar je tijd, krijg je sneller inzicht en kun je je bedrijf winstgevender maken zonder dat je constant achter de feiten aanloopt. 

Je weet nu dat je dit nodig hebt, maar heb je geen idee waar te beginnen? Plan een strategiecall en we kijken direct hoe we jouw bedrijf winstgevender kunnen maken.