Een evenement organiseren kan al een aardige kluif zijn. Van locatie, de aankleding, waarde toevoegen voor de bezoekers en sowieso het krijgen van bezoekers. Helemaal mooi is het als je niet alleen een uitverkocht en waardevol evenement neerzet, maar hier óók nog eens winst mee maakt. Deze 18 (!!) tips gaan je helpen met het organiseren van een winstgevend evenement.
Dit ga je in deze blog ontdekken:
Tip 1: Zorg voor een duidelijke visie en missie
Voordat je gaat plannen, budgetteren en organiseren moet je je missie en visie (enigszins) helder hebben. Schrijf dus uit wat het evenement moet uitdragen, wat je belangrijk vindt, wat je wil bereiken en waar je naartoe wil groeien. Belangrijk om dit helder te hebben zodat je bij jouw uitgaven kunt bekijken of ze wel of niet bijdragen aan jouw uiteindelijke missie en visie. En tuurlijk, daar mag echt wel een keer een uitgave gewoon voor de leuk tussen zitten, maar niet alleen maar.
Tip 2: Bepaal in grote lijnen je businessmodel
Voordat je in detail een budget gaat opstellen moet je in grote lijnen je businessmodel helder hebben. Organiseer je een evenement voor naamsbekendheid, als een up-sell naar een langdurig traject? Vooral om te netwerken of om je te profileren als expert? Of is je evenementen een business op zich en is het neerzetten van een winstgevend evenement je grootste doel? Het helder hebben van het doel van je evenement is key in het verder opstellen van je plannen en budgetten. Als je de organisatie van het evenement ziet als een investering voor op de lange termijn, heb je hele andere (winst)doelen dan dat het organiseren van het evenement je businessmodel is.
Tip 3: Schrijf je businessplan
In deze stap ga je je businessplan verder uitschrijven. Hoe specifieker je weet wat voor evenement je wil organiseren, met welk doel en voor wie, hoe meer kans je hebt op een succesvol en winstgevend evenement. Eigenlijk is het organiseren van een evenement net als het opzetten van een business. Je moet kraakhelder hebben wie je ideale bezoeker is, waar de ideale bezoeker naar opzoek is en wat de ideale bezoeker eruit wil halen. Nog niet helemaal helder? Ga in gesprek met je ideale bezoeker.
Lees ook: Het fundament van een succesvol ondernemersplan
Tip 4: Is er vraag naar?
Ongeveer tegelijk met de uitvoering van stap 2 en stap 3 ga je vast kijken of er vraag naar is binnen jouw ideale evenementbezoeker. In deze stap kun je ook meteen een globale prijs testen onder je doelgroep. Deze prijs kun je wel het beste testen in buckets: dus tussen 50 en 75 euro, 75 en 100 euro etc. Zo kun je bijvoorbeeld een poll op je instagrampagina zetten, in facebookgroepen vragen of mensen aanspreken. Houd er wel rekening mee dat mensen op de vraag ‘Wat zou je willen betalen voor het evenement’ altijd minder zeggen dan ze werkelijk willen doen. Gevalletje tegenstrijdige belangen en een stemmetje ‘Misschien wordt het dan wel goedkoper gemaakt’.
Gebruik het onderzoek dus als leidraad en staar je niet blind op deze prijs. In contact gekomen met een echt geïnteresseerde? Houd deze lead warm, vraag om contactgegevens en zorg dat je je eerste bezoekers binnen hebt.
Download mijn rekentool voor meer winst
rekentool voor merkeigenaren met een fysiek product
Ontdek wat je moet doen en laten om meer winst over te houden
Inzicht is de ultieme basis voor een winstgevender, groeiend en leuker bedrijf. En je hebt geen Excelkennis nodig, dus wat houd je nog tegen?
Download nu tijdelijk de gratis de rekentool.
- Als je mijn e-book download ga je ook akkoord met het verwerken van jouw gegevens volgens onze privacyverklaring..
Tip 5: Werk met KPI’s
Om in de volgende stappen een duidelijke focus te kunnen aanbrengen in je budget en doelen is het belangrijk dat je eerst je KPI’s helder hebt. KPI staat voor Key Performance Indicator en is een meetinstrument om, tussendoor en na afloop, te bepalen of je je doelen haalt. Voorbeelden van KPI’s zijn bijvoorbeeld meer naamsbekendheid, promotie voor een ander product/programma of nieuwe klanten. Verwar deze KPI’s dus niet met bijvoorbeeld een winstdoel uitgedrukt in euro’s.
Tip 6: Bepaal de grote financiële lijnen
Voordat je enorm in de details gaat duiken is het handig om de financiële lijnen eerst globaal uit te tekenen. Hoeveel wil je aan omzet halen met de kaartverkoop (prijs * aantal kaarten)? Welke kosten verwacht je? Denk aan huur voor de locatie, hapjes en drankjes (zeer belangrijk), sprekers, apparatuur etc. Verzamel al de verschillende kostencategorieën en hang er een bedrag aan. Je maakt dus een globale schatting voor de locatie, de aankleding etc.
Tip 7: Maak een budget in detail
Na de grote financiële lijnen is het tijd voor meer detail. Als je met een team werkt is het aan te raden degene die verantwoordelijk is voor de uiteindelijke uitvoering van bijvoorbeeld de locatie en de aankleding mee te nemen in het proces van de gedetailleerde budgettering. Dit heeft twee concrete voordelen. Ten eerste voelt iedereen zich dan meer verantwoordelijk voor zijn eigen subbudget. Ten tweede weten zij er natuurlijk veel meer van een wordt het budget een stuk realistischer. Win-win.
Tip 8: Wees kritisch in je budget. Welke kosten leveren écht wat op en welke kosten zijn een winstlek?
Wees kritisch op je budget. In het enthousiasme van het budgetteren, en vooral in het brainstormen over een evenement, heb je ineens mega veel dingen toch écht nodig voor het neerzetten van een perfect, winstgevend evenement. Kijk nog eens terug naar je missie, visie en doelstellingen. Dragen deze kosten hier echt allemaal aan bij? Of zijn er ook wat nice-to-have kosten die je prima kan skippen?
Tip 9: Bereken je break-even kaartverkoop (geen winst en geen verlies)
Als je de ticketprijs hebt vastgesteld én een budget hebt gemaakt voor al je kosten is het tijd om de break-even kaartverkoop te berekenen. De break-even kaartverkoop is de kaartverkoop waar je geen winst maakt, maar ook geen verlies. Bij de verkoop van deze hoeveelheid kaarten ben je dus precies kostendekkend. Niets meer of niets minder. De break-even kaartverkoop is dus eigenlijk het aantal verkopen wat je sowieso moet behalen om geen verlies te maken. Als je het aantal break-even kaarten hebt berekend en je denkt: ‘Oh men dit is echt veel te uitdagend en zeer onrealistisch’ (een beetje uitdagend mag)? Dan moet je óf de ticketprijs omhoog gooien óf minder kosten maken. Zo simpel is het.
Download mijn rekentool voor meer winst
rekentool voor merkeigenaren met een fysiek product
Ontdek wat je moet doen en laten om meer winst over te houden
Inzicht is de ultieme basis voor een winstgevender, groeiend en leuker bedrijf. En je hebt geen Excelkennis nodig, dus wat houd je nog tegen?
Download nu tijdelijk de gratis de rekentool.
- Als je mijn e-book download ga je ook akkoord met het verwerken van jouw gegevens volgens onze privacyverklaring..
Tip 10: Maak duidelijke afspraken
Houd je aan het budget en zorg dat iedereen van het budget op de hoogte is. Vooral mega belangrijk als je met meerdere mensen een evenement organiseert. Niet alleen de wie doet wat en wie is waar verantwoordelijk voor afspraken, maar ook financieel. Geef iedereen met een deelverantwoordelijkheid een budget. Bespreek ook wanneer er moet worden gecommuniceerd als er over het bedrag heen wordt gegaan. Dit kan natuurlijk een percentage zijn (bijvoorbeeld 5%) of een absoluut getal (500 euro). Als je een absoluut getal neemt, is het wel aan te raden om rekening te houden met de totale verwachte inkomsten. Want als je 50.000 euro omzet uit je evenement verwacht is het wat omslachtig om voor elke 50 euro boven budget toestemming te moeten vragen. Deze duidelijke afspraken zijn essentieel in het opzetten van een winstgevend evenement.
Tip 11: Budgetteren is een continue proces
Budgetteren voor een winstgevend evenement is echter geen eenmalige happening. Na het opvragen van offertes bleken sommige kosten misschien totaal niet realistisch en het andere weer te hoog ingeschat. Dus als je een meer nauwkeurige inschatting kunt maken van de werkelijke kosten schaaf je het budget weer bij. De laatst geupdate versie van het budget is de versie waar je verder mee werkt. Maar let op, houd wel altijd de totaal gebudgetteerde kosten in de gaten, omdat anders de break-even kaartverkoop niet meer realistisch is. Mochten dus alle offertes en werkelijke kosten hoger uitvallen dan het budget? Overweeg dan of je bepaalde uitgaven kunt schrappen (zonder dat je inlevert op de kwaliteit en waarde van het evenement) of verhoog je inkomsten bijvoorbeeld door sponsoring.
Tip 12: Probeer je inkomsten te vergroten door sponsoring, partnerships, verkoop op het evenement of ga barteren
Als je de prijs per ticket of het aantal tickets niet meer wil of kan verhogen én je wil niet snijden in je kosten, overweeg dan eens de opties door extra inkomsten te genereren door sponsoring, partnerships, verkoop op het evenement of ga barteren. Het verkrijgen van sponsorgeld is natuurlijk vrij lastig. Maar je zou wel bijvoorbeeld een spreker kunnen vragen die voor de doelgroep erg interessant is. En als je eenmaal een grote sprekersnaam binnen hebt, dan trekt dat vaak ook andere grote namen aan. Waar je vaak ook goed op kunt besparen is bijvoorbeeld het vullen van de goodiebag.
Tip 13: Kosten of investeringen
Als je van te voren al weet dat je een soortgelijk evenement vaker gaat organiseren, dan kun je ervoor kiezen om een investering te doen. Zo zou je bijvoorbeeld een beamer of een videocamera kunnen aanschaffen in plaats van deze te huren. De eenmalige investering is hoogstwaarschijnlijk hoger dan huren, maar over de jaren heen voordeliger. Als je de cashflow hiervoor hebt in het begin, is dit zeker het overwegen waard.
Tip 14: Kosten die je niet moet vergeten
Welke kosten je gaat maken voor je evenement is natuurlijk super persoonlijk en afhankelijk van het type evenement. Er zijn wel een paar ‘verborgen’ kosten die je niet moet vergeten. Denk bijvoorbeeld aan snel internet op je evenement (vinden mensen vaak toch echt heel belangrijk), maar ook eventueel auteursrechten voor muziek wat je wil afspelen. Het rolstoelvriendelijk maken van je evenement of het afsluiten van een evenementenverzekering.
Tip 15: Bouw een buffer in voor onvoorziene kosten
Ervaring leert dat er bij elk evenement onvoorziene kosten worden gemaakt. Budgeteer deze kosten zodat je nog steeds de gewenste winst kan behalen op je evenement. Een goede vuistregel hiervoor is 5 tot 10 procent van het totaalbedrag.
Download mijn rekentool voor meer winst
rekentool voor merkeigenaren met een fysiek product
Ontdek wat je moet doen en laten om meer winst over te houden
Inzicht is de ultieme basis voor een winstgevender, groeiend en leuker bedrijf. En je hebt geen Excelkennis nodig, dus wat houd je nog tegen?
Download nu tijdelijk de gratis de rekentool.
- Als je mijn e-book download ga je ook akkoord met het verwerken van jouw gegevens volgens onze privacyverklaring..
Tip 16: Vermijd last-minute stress, want dat is slecht voor je budget
Vlak voor het evenement slaat de stress vaak toe. Is het wel leuk genoeg, moeten we wat meer van dit, of wat meer van dat? Naast dat deze last-minute stress vrij slecht is voor je eigen gemoedsrust is het ook nog eens vrij slecht voor het budget. Mocht je jezelf zo goed kennen dat deze last-minute aankopen echt niet te vermijden zijn? Maak dan een kleine buffer last-minute stress aankopen in je budget.
Tip 17: Reflecteer al tijdens het evenement
Heb je de evenementorganisatie smaak goed te pakken en ben je in je hoofd eigenlijk al druk bezig met het volgende evenement? Vergeet dan niet te reflecteren. Zelfs nog tijdens het evenement. Want wie kun je het nou beter vragen dan jouw bezoekers? Mijn tip: ‘interview’ je bezoeker op het evenement. Wat vonden ze van de informatie eromheen, wat was het leukste aan het evenement, het meest waardevolle, etc. Het handige aan een live interview op het evenement zelf is dat je sowieso een antwoord krijgt. En als je dan ook nog gebruik maakt van een camera kun je meteen even wat knallende reviews op beeld vastleggen. Reviews op beeld zijn namelijk bij uitstek goed promotiemateriaal voor de volgende editie. Tuurlijk kun je daarna je bezoekers altijd nog een vragenlijst toesturen.
Tip 18: Evalueer en maak je volgende evenement nog winstgevender
Na het organiseren van een knallend winstgevend evenement ga je dit natuurlijk eerst goed vieren en lekker bijkomen. Als je bent bijgekomen ga je (letterlijk) de balans opmaken. De werkelijke financiële situatie van een evenement geeft jou mega veel waardevolle en relevante informatie. Deze kun je weer optimaal inzetten om het volgende event nog winstgevender te maken. Maar wat kun je dan met deze informatie? Heel erg veel.
Een kleine greep uit de mogelijke analyses
- De verkopen per ticketsoort (uitgebreid ticket, simpel ticket, VIP ticket)
- De verkopen per medium (e-mailmarketing, instagram, website etc) versus marketing kosten per medium.
- Nieuwe bezoekers of terugkerende bezoekers
- Geografische en demografische kenmerken van je bezoekers versus de marketing kosten per groep.
- Werkelijke inkomsten kaartverkoop versus budget.
- Werkelijke kosten versus gebudgetteerde kosten. Dit deel je op in verschillende categorieën (marketing, locatie, aankleding, hosting etc). Deze categorieën verschillen natuurlijk per evenement.
- Werkelijke inkomsten op evenement versus budget. Dit deel je op in verschillende subcategorieën (gekochte producten, eten, drinken, parkeerkosten etc). Deze categorieën verschillen natuurlijk per evenement
- Werkelijke inkomsten op evenement versus werkelijke kosten. Op welke subonderdelen heb je winst gemaakt?
- Waar heb je van de inkoop nog veel van over? Heb je ergens veel te veel van ingekocht? Had jij namelijk volle bak ingezet op koffie en thee maar ging iedereen lekker aan de wijn? Begrijpelijk, maar wel goed om volgende keer rekening mee te houden.
Absoluut en procentueel
Alle ratio’s die je berekent, bereken je zoveel mogelijk absoluut als procentueel. Dus stel dat je de kosten van de aankleding had begroot op 5.000 euro, maar werkelijk 10.000 euro zijn, dan is het absolute verschil (10.000 – 5.000) = 5.000 euro en het procentuele verschil (10.000 – 5.000) / 5.000 = 100%.
Afhankelijk van je evenement kan je daarna een drempelwaarde bepalen boven welk absoluut verschil en procentueel verschil je dieper gaat analyseren wat de oorzaak is geweest en wat je hiervan kan leren. Want laten we eerlijk zijn, elke euro analyseren is nou niet echt rendabel.
Analyseer trouwens niet alleen de negatieve uitschieters (dus wanneer het meer heeft gekocht dan je verwacht) maar vooral ook de positieve uitschieters.
Voor de grote uitschieters in de analyse ga je verder analyseren. Een voorbeeld: stel dat de aankleding van het evenement was begroot op 5000 maar werd uiteindelijk 9000 euro. Waren alle uitgaven net een beetje boven budget of lag het aan één specifieke oorzaak? Hoe kun je dit de volgende keer anders aanpakken?
Zo ontdek je snel hoe je in het vervolg beter ervoor kan zorgen dat je een winstgevend evenement organiseerd.
Voor het berekenen van belangrijke cijfers in je onderneming, is mijn gratis rekentool een mooie uitkomst. Download je gratis rekentool hier!
